Para soportar costos y gastos por compras a los no obligados a facturar ni a expedir documento equivalente, el adquiriente debe elaborar un documento soporte con resolución autorizada por la DIAN.
En la plataforma de la DIAN, en la misma sección de numeración de facturación ya se encuentra la opción para solicitar resolución de numeración para documento soporte por compras a los no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente.El documento debe elaborarse de forma física por parte del adquiriente has el momento en que la DIAN, reglamente la generación de este documento en formato electrónico.
A continuación, los nuevos requisitos a tener en cuenta para soportar las compras y tener derecho a la deducción de costos y gastos de las compras realizadas con los no obligados a expedir factura de venta o documento equivalente, el cambio está dado en el numeral 5 del Art. 1.6.1.4.12 del DUR., decreto 1625 DE 2016.
DOCUMENTOS SOPORTES PARA SOLICITAR COSTOS Y DEDUCCIONES
Resolución 42 de 2020
Artículo 55
Documento soporte en adquisiciones efectuadas a sujetos no obligados a facturar o expedir documento equivalente. De conformidad con lo establecido en el artículo 771-2 del Estatuto Tributario, y los artículos 1.6.1.4.12. y 1.6.1.4.13. del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria, cuando se realicen transacciones con sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente, el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, deberá cumplir los siguientes requisitos y condiciones, y ser generado de forma física por parte del adquiriente del bien y/o servicio, salvo cuando se trate de importación de bienes:
- Estar denominado expresamente como documento soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
- Tener la fecha de la operación que debe corresponder a la fecha de generación del documento.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del vendedor o de quien presta el servicio. Tratándose de contratos suscritos con los no residentes fiscales en Colombia no inscritos en el Registro Único Tributario –RUT, el requisito del Número de Identificación Tributaria NIT, se entenderá cumplido con la identificación otorgada en el país de origen del no residente.
- Contener los apellidos y nombre o razón social y Número de Identificación Tributaria –NIT del adquiriente de los bienes y/o servicios.
- Llevar el número que corresponda a un sistema de numeración consecutiva de documento soporte incluyendo el número, rango y vigencia autorizado por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN. En relación con las especificaciones de la numeración del documento soporte, en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, el adquiriente podrá indicar una numeración propia, hasta tanto la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, ponga a disposición las citadas especificaciones a través del servicio informático electrónico.
- Tener la descripción específica del bien y/o del servicio prestado.
- Detallar el valor total de la operación.
Cuando el adquiriente sea facturador electrónico, el documento de que trata el presente artículo deberá generarse en forma electrónica atendiendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, cumpliendo además de los requisitos señalados en los numerales 1 a 7 del presente artículo los siguientes:
- Incluir la firma del emisor del documento soporte al momento de la generación, de acuerdo con las normas vigentes y con la política de firma que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
- Utilizar el formato electrónico de generación que establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.
Parágrafo 1.
Para efectos de lo establecido en el presente artículo, será válido el extracto expedido por los sujetos a los que se refiere el numeral 1 del artículo 1.6.1.4.3. del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, en concordancia con el artículo 1.3.1.7.8. del citado Decreto.
Para los sujetos a los que se refiere el numeral 2 del artículo 1.6.1.4.3 del Decreto 1625 de 2016 Único Reglamentario en Materia Tributaria, será válido el extracto únicamente en relación con las operaciones financieras que realicen las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, los fondos de empleados, las cajas de compensación y las entidades del Estado que realizan las citadas operaciones.
El documento soporte de que trata el presente artículo será válido en los contratos celebrados con personas o entidades no residentes en Colombia, en cuyo caso, se deberán cumplir los requisitos establecidos en este artículo. Para la procedencia del impuesto sobre las ventas -IVA- descontable se deberá acreditar, adicionalmente, que se ha practicado la respectiva retención en la fuente a título de impuesto sobre las ventas de conformidad con el numeral 3 del artículo 437-2 del Estatuto Tributario y/o a título de Impuesto sobre la Renta.
Parágrafo 2.
Cuando se trate de importación de bienes el documento soporte que pruebe la respectiva transacción que da lugar a costos, deducciones, o impuestos descontables, será la declaración de importación presentada de conformidad con la normatividad vigente, siempre y cuando no correspondan a operaciones celebradas con o entre usuarios de zona franca. Sin perjuicio del cumplimiento de las obligaciones aduaneras o cambiarias que deban aplicarse para todas las operaciones de importación y las operaciones con o entre usuarios de zona franca.
Parágrafo 3.
Los adquirientes de bienes y/o servicios que soporten sus operaciones con el documento previsto en el presente artículo, deberán transmitir a la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN, la información y el contenido del citado documento en los términos, condiciones, mecanismos técnicos y tecnológicos, que establezca con posterioridad la citada entidad.
Encuentre la normatividad completa aquí.